UNIT AKAUN

Soalan 1: Deposit quarters - bolehkah dibuat atas satu nama iaitu Pengarah di iGFMAS sebab semua telah dikeluarkan resit dalam sistem sendiri atas nama individu?
Jawapan: TIDAK BOLEH. Kerana bayaran balik akan dibuat di iGFMAS. Oleh yang demkikian, semua deposit hendaklah didaftarkan mengikut nama pembayar
                  dan bukannya dibuat secara lump sum.

Soalan 2: Bagaimana saya boleh tahu jumlah kutipan yang dibayar secara tunai, cek, wang pos dan lain-lain?
Jawapan: Laporan ini boleh didapati di dalam portal iGFMAS. Masuk ke portal iGFMAS > Terimaan > Laporan > Laporan Terimaan Mengikut Cara Bayaran
                  Tukar tarikh (mengikut tempoh yang di perlukan) cara bayaran tick pada "Semua Cara Bayaran" kemudian klik Jana


Soalan 3: Bolehkah tuntutan dibuat jika amaun yang dituntut melebihi RM1,000.00?
Jawapan: BOLEH tetapi kena dapatkan Surat Kelulusan daripada Pegawai Pengawal jika amaun melebihi RM1.000.00 dan surat kelulusan Ketua Setiausaha
                 Perbendaharaan bagi amaun yang melebihi RM25,000.00 - AP87 (b)


Soalan 4: Apakah punca-punca EFT ditolak oleh bank?
Jawapan: EFT ditolak oleh bank sekiranya akaun bank tidak aktif, terdapat kesilapan pada nombor akaun, akaun dibekukan, kesilapan kod akaun bank,
                  akaun bersama (penama pertama adalah bukan nama penerima) atau akaun telah ditutup.


Soalan 5: Isu resit deposit (L1112109 atau L1132101) sekiranya semak data, ralat "Akaun Deposit Tidak Wujud". Apakah penyelesaiannya?
Jawapan: Pegawai harus menyemak samada kod deposit adalah subsidiari iGFMAS atau subsidiari luar iGFMAS. Bagi kes di atas, kod deposit
                  (L1112109 atau L1132101) adalah deposit subsidiari luar iGFMAS. Oleh itu, jenis resit tersebut adalah resit biasa dan bukannya rseit deposit.

UNIT NAZIRAN

Soalan 1: 
Mengikut WP1.2 para 3.1.1.17, tuntutan pertukaran hendaklah dibuat dalam tempoh satu tahun dari tarikh melaksanakan pertukaran tersebut. Mohon pencerahan samada AP58(a) diambilkira dari tahun melaksanakan pertukaran ataupun dari tahun mengemukakan tuntutan. Contoh situasi adalah seperti berikut:

i)   Pegawai diarahkan bertukar berkuatkuasa pada 15 Oktober 2014
ii)  Beliau membuat tuntutan pertukarannya pada 10 September 2015 (masih dalam tempoh satu tahun dari tarikh melaksanakan pertukaran)
iii) Adakah tuntutan pertukaran ini dikenakan AP58(a) ?

Jawapan : 
Tidak perlu dikemukakan AP58(a) walaupun Arahan Pertukaran dibuat pada tahun 2014 kerana tuntutan dibuat dalam tempoh 1 tahun. 


Soalan 2 : 
Pegawai telah membuat pembelian tiket kapal terbang sendiri untuk Mesyuarat/Taklimat. Apakah bayaran-bayaran yang layak dituntut oleh pegawai?

Jawapan : 
Pembelian tiket oleh pegawai dibolehkan walau bagaimanapun pegawai terpaksa menanggung risiko atau kerugian dengan pemilihan kaedah pembelian tiket tersebut. Pegawai layak tuntut:
i)      Harga tiket penerbangan
ii)     Surcaj bahan api
iii)    Cukai lapangan terbang
iv)    KLIA2 fees (jika berkaitan)
v)     Goods and services tas (GST)
vi)    Bagasi (tuntutan berdasarkan kilogram bagasi paling minimum yang ditawarkan oleh syarikat penerbangan)
vii)   Insurans
viii)  Processing fee (wajib bagi membolehkan tiket dikeluarkan oleh syarikat penerbangan atau syarikat pengembara pelancongan
viiii) Tuntutan lain yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal
*Pegawai Pengawal boleh menentukan kos-kos lain yang boleh dituntut berdasarkan kepada kewajaran dan keperluan Kementerian/Jabatan/Agensi masing-masing*


Soalan 3 : 
Pegawai terlibat dalam Perkhidmatan Klinik Bergerak ke kampung-kampung daerah Nabawan dengan menggunakan kenderaan jabatan. Perkhidmatan ini merupakan program yang pertama kali dilakukan oleh pihak PTJ. Semasa perogram tersebut berlangsunug, terdapat kampung yang tidak dapat dihubungi dengan kenderaan bagi tujuan penghantaran peralatan dan ubat-ubatan. Pegawai terpaksa menggunakan perkhidmatan daripada masyarakat setempat untuk tujuan mengangkat peralatan dan ubat-ubatan seterusnya membuat bayaran upah kepada yang terlibat. Pegawai telah mengemukakan tuntutan perjalanan dan menuntut bayaran balik tanpa resit upah perkhidmatan mengangkat peralatan dan ubat-ubatan tersebut. 

Adakah tuntutan bayaran balik perkhidmatan mengangkat barang tersebut layak dituntut oleh pegawai memandangkan ianya tidak disenaraikan dalam WP 1.4 perenggan 6.5.1? Sekiranya tidak layak, apakah tindakan sewajarnya yang perlu diambil oleh PTJ bagi membolehkan pegawai menuntut bayaran balik tanpa resit upah perkhidmatan mengangkat peralatan dan ubat-ubatan tersebut ?

Jawapan : 
Tidak layak dituntut oleh pegawai kerana tidak diperuntukkan di bawah 1PP WP1.4


Soalan 4 : 
Perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kurang daripada RM20,000 telah dibuat oleh PTJ yang berada di kawasan pedalaman dan kajian pasaran daripada 3 syarikat tidak dapat diperolehi ?

Jawapan : 
Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kurang dari RM1,000, sekiranya PTJ tidak dapat tawaran harga daripada 3 syarikat, perakuan daripada Ketua Jabatan dengan menyatakan secara terperinci justifikasi pemilihan syarikat.

Manakala bagi perolehan tidak lebih daripada RM20,000, PTJ perlu mengemukakan bukti telah mempelawa daripada 3 syarikat dan hanya 1 atau 2 syarikat yang mengemukakan tawaran. Ketua Jabatan boleh meluluskan perolehan berdasarkan budi bicara dengan menyatakan dengan jelas justifikasi pemilihan syarikat.


Soalan 5 : 
Pembelian Reagen secara pembelian terus melebihi RM50,000 setahun ?

Jawapan : 
Pembelian melebihi RM50,000 hendaklah dibuat melalui sebutharga kerana pengecualian yang diberikan sehingga RM50,000 sahaja.


Soalan 6 : 
Pembekal tidak mematuhi tempoh penghantaran pesanan tempatan yang telah ditetapkan ?

Jawapan : 
Sekiranya berlaku kelewatan dalam penghantaran bekalan/perkhidmatan/kerja, syarikat hendaklah memohon pelanjutan tempoh secara bertulis dengan menyatakan sebab berlaku kelewatan. Ketua Jabatan sesuatu PTJ berhak untuk meluluskan permohonan secara bertulis ataupun membatalkan pesanan kerajaan yang berkaitan.


Soalan 7 : 
Perolehan dibuat oleh pihak PTJ secara perolehan terus tanpa membuat sebutharga untuk perkhidmatan penghantaran barang-barang (OS22103) ke Semenanjung. Jumlah terkumpul mulai Julai hingga November sebanyak RM74,189.18. Dari semakan pihak kami mendapati peruntukan yang diterima berdasarkan permohonan PTJ sekiranya ada pegawai yang bertukar dan bukannya diturunkan sekaligus oleh Ibu Pejabat. Menurut PK 2.1 perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM20,000 perlu dibuat melalui kaedah sebutharga.

Adakah perolehan ini tertakluk kepada kaedah sebutharga seperti yang telah ditetapkan dalam PK 2.1 memandangkan perolehan tidak dapat dirancang oleh pihak PTJ?

Jawapan : 
Walaupun perbelanjaan tersebut tidak dirancang, PTJ hendaklah membuat perolehan dengan kaedah perolehan secara sebutharga berdasarkan nilai perolehan tahunan atau nilai kontrak.

UNIT PENGURUSAN DANA

Soalan 1 : Apakah yang dimaksudkan dengan ralat-ralat yang dipaparkan semasa transaksi pengguna di portal iGFMAS :
Jawapan:

Annual budget exceeded by *******
Keterangan    : Baki peruntukan tidak mencukupi
Penyelesaian : Semak laporan baki peruntukan

FM account assignment ******** cannot be posted in posting ledger 9A
Keterangan    : Salah kunci masuk charge line
Penyelesaian : Semak charge line di waran peruntukan

Vendor is not defined in company code FGOM
Keterangan    : Pegawai tidak pilih (highlight) di ruang penerimaan barang
Penyelesaian : Buat pilihan Select All di bahagian penerimaan barang semasa di AP

No invois telah digunakan oleh pembekal yang sama
Keterangan    : No invois telah digunakan
Penyelesaian : Sila gunakan no invois yang baru

Funded program assignment B******** in FM area FGOM is not valid at set date ********
Keterangan    : Salah kunci masuk charge line (kod aktiviti)
Penyelesaian : Semak charge line di waran peruntukan

Sila lengkapkan kod akaun dan no akaun bank (bayaran KWSP di modul KWSP)
Keterangan    : Kod pembekal tidak tepat
Penyelesaian : Kod pembekal yang tepat ialah 2400000260 (tukar kod pembekal sedia ada & tekan enter)

UNIT GAJI

1.Q: Bolehkah pihak PTJ menguncimasuk data perubahan gaji semasa tempoh pihak JANM HQ memuatnaik data potongan (APG) ke dalam sistem gaji?
   A: Tidak boleh

2. Q: Perlukah PTJ lama  menjana dan menghantar Laporan ZRPY033(LPC) ke Jabatan baru dimana pegawai berkenaan ditukarkan?
    A : Tidak perlu. Jabatan baru sendiri boleh menjana laporan tersebut sekiranya perlu melalui Tcode ZRPY033 (Generate Employee Paydata/LPC –
          From Current PTJ
)

3. Q: Bolehkah pihak PTJ membuat pembetulan data yang telah dikunci masuk dalam sistem selepas PTJ melaksanakan simulasi peringkat PTJ?
     A: Boleh. Pihak PTJ boleh memohon dengan Jabatan Akauntan Negara untuk mengubah status proses simulasi PTJ (Repeat Current PY Simulation
         Process Status
).

4. Q: Bagaimana caranya untuk membayar tunggakan pelarasan gaji bagi pegawai yang telah bersara?
    A: i. Kemukakan surat permohonan ke Jabatan Akauntan Negara bagi membuat bayaran melalui baucar berasingan dengan menyertakan semua dokumen
            sokongan yang berkaitan.
        ii. Sediakan baucar bayaran berasingan selepas mendapat kelulusan.

5. Q: Bolehkah  bayaran balik dipotong dari gaji bulan secara ansuran?
    A: Tidak boleh. Bayaran balik mesti dibayar sekali gus oleh pegawai sekiranya dipotong dari sistem gaji atau memohon Pendahuluan Diri.

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT

Soalan 1 : Saya tidak dapat akses ke portal iGFMAS. Ralat This Page Can't Be Displayed dipaparkan
Jawapan : Sila semak talian yang digunakan. Sistem dan portal iGFMAS hanya boleh diakses menggunakan talian 1Gov*Net sahaja

Soalan 2 : Apabila membuat perakuan (selepas klik butang perakuan), kotak untuk masukkan kata laluan token tidak keluar dan paparan statik
Jawapan : Sila pastikan MAMPU Agen GPKI 2.0(release 1.3.0.2) telah diaktifkan terlebih dahulu sebelum melakukan perakuan

Soalan 3 : Terdapat ralat This Webpage Cannot Display The Page dipaparkan di tab Senarai Tugas Harian
Jawapan
Ralat tersebut dipaparkan kerana pengguna tiada akses ZT:ECC-BASIC_ACCESS Receiving System ECPCLNT400. Sila hubungi Local
                 Administrator (LA) di pejabat perakaunan anda
  


Soalan 4 Terdapat ralat This Webpage Cannot Display The Page dipaparkan di tab Modul sebagai contoh : Modul Baucar Jurnal
Jawapan
Ralat tersebut dipaparkan kerana pengguna tiada capaian peranan untuk role tertentu. Sila hubungi Local Administrator (LA) di
                 pejabat perakaunan anda
  


Soalan 5 Semasa pengguna kunci masuk kod kumpulan PTJ & PTJ pembayar, terdapat ralat "Anda tiada akses kod kumpulan PTJ & PTJ ********
Jawapan
Sila hubungi Local Administrator (LA) di pejabat perakaunan anda untuk kemaskini Functional Area Code


Soalan 6  :  
Sijil digital token saya telah tamat tempoh? Bagaimana cara saya ingin memperbaharui sijil digital token? 
Jawapan : Pengguna boleh memperbaharui sijil digital sendiri melalui laman web GPKI MAMPU. Tatacara pembaharuan boleh diperolehi di
                 laman web GPKI MAMPU iaitu di bahagian MEJA BANTUAN > SOALAN LAZIM. Pengguna juga boleh memohon bantuan daripada
                Authorised Personal (AP) GPKI yang telah dilantik di jabatan masing-masing.

                  SENARAI AP GPKI PTJ DI BAWAH SELIAAN JANM CAWANGAN KENINGAU  
                 
(Senarai ini dijana dari sistem GPKI. Jika ada perubahan maklumat, pengguna perlu membuat kemaskini di laman web GPKI MAMPU)

UNIT KHIDMAT PENGURUSAN PELANGGAN

Soalan 1 : Saya tidak dapat akses ke ServiceDesk iGFMAS. Ralat "Logon is not possible because you have not been assigned to a business role,
                 contact your system administrator
"
Jawapan : Ralat tersebut dipaparkan kerana terdapat masalah pada parameter ID pengguna. Sila hubungi Local Administrator (LA) 
                 di pejabat perakaunan anda  


Soalan 2 : Saya ingin log aduan mengenai masalah sistem dalam iGFMAS Servicedesk tetapi saya tidak tahu bagaimana langkah-langkahnya, apa 
                 yang saya perlu buat?
Jawapan : Anda  perlu menghubungi pegawai Unit Khidmat Pelanggan (UKP) di pejabat perakaunan anda.


Soalan 3 : Bila pengguna (End User)/PTJ boleh tutup/CONFIRMED insiden yang berjaya diselesaikan dalam system iGFMAS Servicedesk?
Jawapan : Pada bila-bila masa apabila Cadangan Penyelesaian /”Proposed Solution” menyelesaikan masalah pengguna (End User)/PTJ.


Soalan 4 : Saya ingin membuat kemaskini pertukaran admin syarikat dalam sistem eVendor, bagaimanakah caranya untuk membuat kemaskini 
                 pertukaran admin (pentadbir) syarikat yang baharu ?
Jawapan: Jika emel pembekal/perunding/individu yang digunakan masih sah, admin (pentadbir) yang baharu/individu dikehendaki 
                 membuat reset kata laluan, seterusnya mengemaskini kata laluan yang baharu serta maklumat admin syarikat di dalam sistem 
                 eVENDOR; atau

                 Jika emel pembekal/perunding/individu yang digunakan tidak sah, pembekal/individu perlu mengemukakan borang pendaftaran 
                 dan penamatan pembekal kepada Pejabat Perakaunan bagi mengesahkan pentadbir baharu adalah pentadbir yang dilantik oleh 
                 syarikat.

                Jika PTJ menerima borang Pendaftaran dan Penamatan Pembekal, PTJ perlu mengemukakan borang tersebut kepada Pejabat 
                Perakaunan untuk tindakan menghapuskan maklumat pembekal/individu tersebut supaya admin (pentadbir) syarikat dapat 
                membuat pendaftaran semula dengan eVENDOR mengikut prosedur pendaftaran secara online atau offline.
 



Soalan 5 : Saya sudah mendaftarkan syarikat/pembekal dalam sistem eVendor tetapi mengapa saya masih tidak dapat mengemaskini maklumat dalam
                 sistem eVendor?
Jawapan: Syarikat anda mungkin pernah berdaftar dengan ePerolehan (skop Bekalan dan Perkhidmatan) sebelum ini. Bagi tujuan
                 mengemaskini maklumat (akaun  bank untuk skop KERJA), pembekal dikehendaki mengemaskini maklumat tersebut dalam
                 sistem ePerolehan.  
                 

 

Soalan 6 : Saya ingin memohon kursus Generik Kewangan IPN Zon Sabah, bagaimana cara untuk memohon kursus tersebut ?                
Jawapan: Terdapat 2 cara untuk memohon kursus iaitu pertama secara online melalui e-Kursus (e-SPL) dan keduanya dengan menggunakan
                 borang. Bagi yang memilih menggunakan kaedah manual, borang permohonan boleh diperolehi dengan muatturun melalui  Laman
                 Rasmi IPN atau dapatkannya di Pejabat Perakaunan melalui urusetia kursus. Borang yang telah lengkap diisi perlu dihantar kepada
                 ketua jabatan 3 minggu sebelum tarikh kursus bermula.

UNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN

1.    Apakah peraturanyang digunakan dalam menetapkan gaji permulaan kenaikan pangkat ?

Prinsip yang digunapakai adalah seperti yang dinyatakan dalam Peraturan 44 (1) dan 44(2) (a), (b) dan (c) - Peraturan – Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan 2012) [P.U.(A) 1/2012] 

Gaji yang diterima oleh seseorang pegawai awam yang dinaikkan pangkat hendaklah lebih tinggi daripada gaji akhir yang diterima dalam gred terdahulu dan perbezaannya hendaklah . tidak kurang daripada satu (1) pergerakan gaji atas gred terdahulu.

 

2.    Apabila sebuah Jabatan telah memaklumkan kepada JPA hanya terdapat dua (2) jawatan Akauntan diwujudkan pada gred W48 dan gred W41. Situasi ini menyukarkan pegawai di gred W41 untuk dinaikan pangkat. Apakah langka yang wajar yang boleh diambil untuk menyelesaikan masalah ini ?

Terdapat dua (2) isu utama di dalam persoalan ini iaitu isu pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan pada gred kenaikan pangkat dan penyelesaian isu gred sisipan di agensi Y:-
Isu I (Pengisian Jawatan Pada Gred Kenaikan Pangkat – W48)
Apabila agensi dibekalkan dengan jawatan kenaikan pangkat, Agensi terbabit perlu mengemukakan permohonan kepada BPO menerusi cawangan skim perkhidmatan bagi memohon kelulusan pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan di gred terbabit. Ia bagi memastikan pegawai yang dilantik berkelayakan menikmati faedah persaraan.


Isu II (Ketiadaan Gred Sisipan)
Gred sisipan merujuk kepada lapisan gred bagi sesuatu skim perkhidmatan bagi memberi peluang kemajuan kerjaya kepada penyandang seperti gred 44, 48, 52 dan 54. Berdasarkan kepada kes di atas, terdapat tiga (3) syor yang boleh dicadangkan kepada Agensi Y iaitu:

                      i.        Memfleksikan jawatan sedia ada dengan gred jawatan kenaikan pangkat seperti Akauntan, Gred W41/W44;

                    ii.        Melaksanakan kenaikan pangkat ke gred sisipan menerusi kaedah Khas Untuk Penyandang iaitu Akauntan. Gred W41 berada di post W48; atau

                   iii.        Mewujudkan jawatan gred sisipan baru iaitu pewujudan jawatan Akauntan, Gred W44.

Walau bagaimanapun, semua syor yang dinyatakan perlu mempunyai asas yang kukuh untuk dipertimbangkan oleh JPA seperti wujud pertambahan beban tugas, wujud perubahan skop tugas dan sebagainya.

 

3.    Apabila suami isteri terlibat dengan pertukaran yang melibatkan wilayah, adakah kedua-dua pegawai tersebut boleh menuntut elaun gangguan ?

Sekiranya kedua-dua pegawai suami isteri yang bertukar ke wilayah yang sama, hanya seorang sahaja yang layak menuntut, berasaskan kepada pegawai yang menerima gaji yang lebih tinggi. Selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 tahun 1988.

 

4.    Apakah komponen struktur gaji ?

Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991 menjelaskan komponen dalam struktur gaji baru adalah seperti berikut:

Gaji Pokok

+

Imbuhan Tetap

+

Komponen Berubah

=

Jumlah Pendapatan

Gaji Pokok - merupakan satu jumlah wang yang ditetapkan bagi anggota sektor awam yang berasaskan konsep gaji yang berpatutan untuk menyara keperluan asas iaitu makanan,  pakaian  dan  perumahan.


Imbuhan Tetap - adalah bayaran yang setiap bulan diberi kepada anggota yang layak seperti Imbuhan Tetap Khidmat Awam, Imbuhan Tetap Perumahan Imbuhan Tetap Keraian.

Komponen Berubah - terdiri daripada pelbagai elaun yang tidak kekal yang diberi sebagai galakan dan penghargaan berasaskan kriteria yang ditentukan.

 

5.    Berapa lamakah tempoh penanggungan kerja ?

Tempoh penanggungan kerja hendaklah tidak melebihi enam (6) bulan. Sekiranya ada keperluan, Ketua Jabatan hendaklah membuat permohonan semula supaya pegawai diluluskan untuk terus menanggung kerja kepada Pihak Berkuasa Melulus.

 

6.    Pihak PTJ telah menerima bil daripada pihak Celcom bagi perincian butiran seperti berkenaan:

Tarikh Bil                               : 03.01.2019

Tempoh bil                            :  03.12.2018 sehingga 02.01.2019

Tarikh Terima Bil oleh PTJ :  09.01.2019

Merujuk kepada tempoh bil yang bermula pada 03.12.2018 sehingga 02.01.2019 seolah-olah perkhidmatan telah diterima pada 03.12.2018 sehingga 31.12.2018.  Mohon penjelasan daripada pihak tuan berkaitan situasi berkenaan samada pembayaran tertakluk kepada AP58(a) atau tidak.​

Merujuk kepada pertanyaan yang dikemukakan oleh pihak tuan, jabatan ini berpandangan pembayaran bagi perkhidmatan ini tidak tertakluk di bawah AP 58(a) disebabkan perkhidmatan tersebut disempurnakan pada tahun semasa iaitu 02 Januari 2019.

UNIT PENGURUSAN ASET

Soalan 1:
Kerja-kerja penambaikan jalan raya  sedang dilakukan dan menelan belanja berbilion. Perlu tidak aset dalam binaan (AUC) ini dipermodalkan walaupun ia bukan dimiliki oleh jabatan tersebut.

Tidak perlu, kerana ia akan direkodkan sebagai belanja dalam penyata pendapatan jabatan tersebut.

Soalan 2:
Selepas kerja-kerja penambahbaikan jalan raya tersebut selesai dan sempurna, bagaimana pula dengan kod CAA yang digunakan dalam pembayaran interim. Perlu tidak diselaraskan?

Perlu. Pelarasan kod dari A20xxxxx kepada B03xx333 perlu dilakukan dengan segera bagi mengelakan susutnilai dilakukan.

 
Soalan 3:
Bagaimana untuk menentukan adakah suatu kerja penambaikan itu dipermodalkan atau tidak?

Berikut ada kriteria yang perlu ada :

·                     Adakah ia meningkatkan kecekapan fungsi asal aset

·                     Kapasiti pengeluaran / penggunaan bertambah dari aset asal

·                     Usia guna bertambah dari aset asal.

image