UNIT TEKNIKAL

1.  Bagaimanakah cara untuk memohon token ?

     - Permohonan token hendaklah dibuat melalui AP (Authorized Personnel) yang telah dilantik di jabatan masing-masing. AP akan membantu mendaftarkan nama pemohon di
       dalam sistem GPKI. Setelah pendaftaran dibuat, AP akan meminta pemohon untuk mengisi borang secara online di Portal GPKI. 
  
2.  Bagaimanakah cara untuk memohon peranan sebagai AP?

    - Permohonan peranan sebagai AP boleh dibuat melalui Portal GPKI. Selepas permohonan dibuat, pemohon hendaklah menghubungi SA (Sub Admin)
      di JANM Labuan untuk memberitahu bahawa permohonan telah dibuat. SA akan membuat kelulusan pelantikan sebagai AP.

3.  Bagaimanakah cara untuk memohon ID atau capaian dalam Sistem iGFMAS ?

    - Permohonan ID atau capaian dalam Sistem iGFMAS boleh dibuat dengan mengisi borang KEW.290E-01-PIN.1/18 dan memuatnaik borang permohonan yang
      telah lengkap melalui Sistem Solman\Servicedesk dengan bantuan rakan yang telah mempunyai capaian dalam sistem iGFMAS.

4. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya lupa katalaluan di iGFMAS/Servicedesk/SAP Gaji ?

    -  Klik pada link lupa katalaluan di portal iGFMAS. Masukkan No. KP, tekan Hantar. Pilih Sistem iGFMAS Portal atau Servicedesk atau HCM untuk Gaji. Tekan Hantar.
       Link untuk reset password akan dihantar ke emel pengguna. Sekiranya kaedah ini tidak berjaya, hubungi Unit Teknikal di JANM Labuan untuk bantuan selanjutnya.

5. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya lupa katalaluan token ?

   -   Buka GPKI Agent 2.0 (release 1.3). Pilih Menu Pengurusan Token. Pilih Permohonan SO PIN. Copy maklumat SO PIN. Pilih semula menu Pengurusan Token.
       Seterusnya pilih Unblock Pin. Masukkan maklumat yang diperolehi dari SO PIN, seterusnya masukkan password baru. Sekiranya kaedah ini tidak berjaya, hubungi
       Unit Teknikal di JANM Labuan untuk bantuan selanjutnya.

UNIT GAJI

1.  Bolehkah pegawai yang menyediakan Borang Perubahan SG20 dan malakukan proses kunci masuk di sistem HCP adalah orang yang sama?

     -  Boleh

2.  Bolehkah data potongan dipadamkan secara manual daripada data potongan pegawai?

     -  Boleh dengan syarat pegawai telah menerima/ada surat arahan pemberhentian potongan

3.  Apakah  tindakan perlu diambil jika sijil gaji akhir yang dikeluarkan oleh pejabat lama tidak ditarik oleh pejabat baru?

      -  Sijil gaji akhir yang telah dikeluarkan tidak perlu dibatalkan dan pejabat lama cuma perlu kemaskini tarikh baru tindakan di pejabat baru di AO

4.  Bolehkah nombor gaji pegawai yang  tamat kontrak (berstatus 49) digunakan kembali apabila dia ditawarkan jawatan lain?

     -  Ya.  Nombor gaji lama pegawai hendaklah digunakan semula. PTJ lama kena buat proses ‘lpc out’ terus tindakan 20

5.  Apakah proses yang perlu dilakukan untuk mengaktifkan semula pegawai yang mengambil Cuti Tanpa Gaji yang telah dikeluarkan daripada sistem (lpc out)? 

     -  Nombor gaji pegawai CTG hendaklah digunakan semula Buat proses kemaskini di AO

UNIT PENGURUSAN DANA

1.   Apakah Sistem Bayaran Pukal?

Sistem pembayaran bil bekalan (utiliti)/ perkhidmatan yang dipusatkan dan pembayaran dibuat secara automatik atas maklumat yang diterima daripada agensi yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Jabatan / Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu memohon untuk mewujudkan akaun kepada agensi pembekal bagi membolehkan bil semasa dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal.

2.  Apakah Agensi yang terlibat di dalam sistem ini?

Senarai Agensi Pukal adalah seperti berikut:

Bil

Kod Agensi

Agensi Pukal

1

2000001

TENAGA NASIONAL BHD (TNB)

2

2000002

SYABAS SDN BHD (SYABAS)

3

2000003

SISTEM PENERBANGAN MALAYSIA (MAS)

4

2000004

PETRONAS DAGANG BHD (PETRONAS)

5

2000005

SABAH ELECTRICITY SDN BHD

6

2000006

LEMBAGA AIR PERAK

7

2000007

SYARIKAT SPANCO SDN BHD

8

2000008

SYARIKAT SESCO BHD (SESCO)

9

2000009

SYARIKAT AIR TERENGGANU SDN BHD (SATU)

10

2000010

INDAH WATER KONSORTIUM SDN BHD (IWK)

11

2000011

AIR KELANTAN SDN BHD

12

2000012

PUSAT SMARTPAY PETRONAS

13

2000014

AIR ASIA SDN BHD

14

2000018

PENGURUSAN AIR PAHANG BERHAD (PAIP)

15

2000019

SYARIKAT AIR DARUL AMAN SDN BHD (SADA)

16

2000020

TOUCH & GO SDN BHD

17

2000022

JABATAN AIR NEGERI SABAH (JANS)

18

2000023

SHELL MALAYSIA TRADING SDN BHD - SUPERCARD SERVICES SDN BHD

19

2000026

SAJ HOLDING SDN BHD (SAJH)

20

2000027

SYARIKAT AIR NEGERI SEMBILAN SDN BHD (SAINS)

21

2000028

SYARIKAT AIR MELAKA BERHAD (SAMB)

22

2000029

LEMBAGA AIR SIBU

23

2001301

PUTRAJAYA HOLDINGS SDN BERHAD - PRESINT 2

24

2001302

PUTRAJAYA HOLDINGS SDN BERHAD - PRESINT 3

25

2001303

PUTRAJAYA HOLDINGS SDN BERHAD - PRESINT 4

26

2001304

PUTRAJAYA HOLDINGS SDN BERHAD - PRESINT 5

27

2001305

PUTRAJAYA HOLDINGS SDN BERHAD

28

2004017

TELEKOM MALAYSIA BHD - SEMENANJUNG

29

2004617

TELEKOM MALAYSIA BHD - SARAWAK

30

2004717

TELEKOM MALAYSIA BHD - SABAH

31

2000030

MALINDO AIRWAYS SDN. BHD.

32

2000032

PERBADANAN BEKALAN AIR PULAU PINANG SDN BHD

33

2000034

KUCHING WATER BOARD

34

2000035

PETRON FUEL INTERNATIONAL SDN BHD

 

3.    Bagaimanakah cara permohonan untuk Sistem Bayaran Pukal ini?

Jabatan / Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu menyediakan dan sahkan dokumen pewujudan atau pembatalan Akaun Pukal melalui Borang Wujud/ Batal/ Kemaskini Akaun Bayaran Pukal (Kew. 310E) secara dalam talian melalui iGFMAS. Borang Wujud/ Batal/ Kemaskini Akaun Bayaran Pukal (Kew. 310E) hendaklah disediakan dan diperaku I oleh pegawai yang telah mendapat Penetapan Kuasa dan Tugas daripada Pegawai Pengawal. Dokumen tersebut akan dikemukakan secara elektronik kepada AO untuk kelulusan. Jabatan/ PTJ hendaklah menyemak status permohonan Wujud/ Batal/ Kemaskini Akaun Pukal pada Laporan Status Permohonan Wujud/ Batal/ Kemaskini Akaun Pukal bagi memastikan maklumat adalah tepat dan betul.

 

4.     Apakah tanggungjawab Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) dalam pengurusan bayaran pukal?

Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bila atau invois bulanan diterima daripada Agensi Pukal. Sekiranya terdapat sebarang kesilapan bil/ invois, PTJ hendaklah merujuk terus kepada Agensi Pukal yang berkenaan untuk tindakan pelarasan atau bayaran balik. Contoh kesilapan urusniaga oleh Agensi Pukal adalah seperti berikut:

  •         Bekalan atau perkhidmatan yang tidak dibekalkan;
  •         Akaun tidak wujud di Jabatan/ PTJ berkenaan;
  •         Bil yang terlebih caj (overbilling).

Selain itu, Jabatan/ PTJ hendaklah mengecap “TELAH BAYAR” pada bil/ invois yang telah dibayar untuk mengelakkan bayaran dua (2) kali.

 

5.     Apakah tindakan Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) sekiranya terdapat bayaran tunggakan pukal?

Bayaran di bawah Sistem Bayaran Pukal adalah bagi bil/ invois tahun semasa sahaja. Bil/ invois tahun semasa yang tidak dibayar dalam bulan berkenaan dianggap sebagai tunggakan dan akan dimasukkan kedalam bil/invois bulan berikutnya untuk dibuat pembayaran oleh Pejabat Perakaunan. Tunggakan bil/ invois tahun lepas perlu diselesaikan oleh Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) melalui Arahan Pembayaran.

 

6.    Apakah punca yang menyebabkan bayaran pukal tersalah caj?

Kesilapan pada kod dipertanggungkan, vot/dana, program aktiviti dan kod akaun bayaran pukal menyebabkan bayaran pukal tersalah caj. Tindakan pengemaskinian dan pelarasan baucar jurnal perlu dilakukan oleh Jabatan/ Pusat Tanggungjawab bagi memastikan Laporan Kedudukan Vot/ Dana PTJ dapat menggambarkan jumlah perbelanjaan sebenar yang dibuat adalah tepat.

UNIT AKAUN

1.  Apakah Kod ‘Fund’ untuk Penerimaan Rekupmen ?
     
     -  Kod ‘Fund’ adalah G000
 
2.  Apakah kod akaun untuk Penerimaan Rekupmen ? 
 
     -  Kod Akaun adalah A2911101

3.  Bagaimanakah membuat permohonan Bayaran Balik Hasil yang terlebih bayar ?
 
    -   Sila isi Borang B11, sertakan Borang Senarai Semak dan disertakan dokumen sokongan seperti dikehendaki.
         dan Menyertakan Surat Permohonan dan Surat Iringan dari Jabatan.
 

UNIT PENGURUSAN ASET

1.  Bagaimanakah untuk menentukan suatu perolehan itu sebagai aset hartanah,loji dan peralatan?

    -   Suatu perolehan itu diklasifikasikan sebagai aset dan dipermodalkan apabila:

        a) Aset di kawal oleh entiti
        b) Penggunaan adalah melebihi 1 tahun atau 1 tempoh pelaporan
        c) Perolehan tidak menggunakan peruntukan Akaun Amanah Seksyen 9
        d) Nilai perolehan melebihi RM2000.00 per item
        e) Menggunakan kod A143XXXX & A203XXXX

2.  Bagaimanakah untuk mengklasifikasikan sesebuah kos pembaikan/penyelenggaraan itu dipermodalkan atau dibelanjakan?

    -  Bagi menentukan sesuatu kos pembaikan/penyelenggaraan itu dipermodalkan,ia hendaklah memenuhi salah satu kriteria berikut:

       a) Kecekapan aset bertambah daripada fungsi asal semasa pembelian aset dilakukan
       b) Kapasiti pengeluaran/penggunaan aset bertambah daripada kapasiti asal aset semasa pembelian dilakukan, atau
       c) Berlaku penambah usia guna aset selepas belanja pengubahsuaian berlaku.
     
                Apabila kriteria di atas tiada satu pun dipenuhi, maka kos tersebut hendaklah diambil kira sebagai perbelanjaan.

3.  Jabatan ingin membuat pelupusan aset kenderaan,namun baki awal belum dimigrasi.Bolehkah pelupusan dilakukan?

   -  Boleh, tapi perlu melalui 2 peringkat iaitu:

       a) Menggunakan modul AR, Terimaan hasil dari jualan aset,kredit hasil H02733XXX.
       b) Apabila data baki awal dimigrasi,pelupusan aset dibuat.
           i. Menggunakan modul AA -> Perakaunan aset -> Pelupusan Aset -> Pelupusan Aset(Lain-lain)
          ii. Debit susut nilai terkumpul A31XXX
         iii. Debit kerugian atas pelupusan B0554XXX

UNIT KHIDMAT PENGURUSAN PELANGGAN

1. Apakah salah satu fungsi penting Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan ?

    - Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan berperanan untuk menerima dan memantau setiap aduan yang dihantar oleh PTJ melalui Sistem Solman/Servicedesk. Setiap aduan
      yang diterima akan dipanjangkan kepada Ibupejabat atau kepada pegawai di JANM Labuan yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan isu atau aduan yang dibuat oleh PTJ.

2. Apakah sistem eVENDOR ?

   - Sistem pendaftaran untuk pembekal dan individu yang berurusan dengan Kerajaan.

3.  Siapakah pengguna eVENDOR ?

   - Pembekal bagi skop bidang kerja/perunding yang berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) dan tidak termasuk dalam skop yang berdaftar dengan ePerolehan
     dan eBantuan. Pembekal kategori ini boleh membuat pendaftaran secara online di eVENDOR.

   - Pembekal bukan SSM seperti yang berdaftar dengan ROS (pertubuhan), JAKIM (masjid), SKM (koperasi), ROB (bagi Sabah/Sawarak) dan lain-lain. Pembekal kategori ini
     perlu membuat pendaftaran secara offline di Pejabat Perakaunan dengan mengisi Borang Pendaftaran eVENDOR dan mengemukakan bersama dokumen sokongan seperti
     dinyatakan dalam borang tersebut.

   - Penerima individu iaitu Payee Non Supplier (PANS) yang tidak terlibat dengan transaksi Arahan Pembayaran Pendapatan Bercukai dan tidak didaftarkan di dalam Vendor
     Master Data iGFMAS. Penerima kategori ini perlu membuat pendaftaran secara offline di Pejabat Perakaunan dengan mengisi Borang Pendaftaran eVENDOR dan
     mengemukakan bersama dokumen sokongan seperti dinyatakan dalam borang tersebut.

4.  Bagaimana pendaftaran secara kendiri (online) bagi pembekal yang berdaftar dengan SSM ?

     - Pendaftaran boleh dilakukan melalui url https://evendor.anm.gov.my dan klik pada butang DAFTAR. Sila rujuk manual pengguna yang terdapat pada url tersebut. 

5.  Bagaimana pendaftaran secara offline bagi pembekal yang berdaftar selain SSM ?
     
    - Pembekal/perunding/individu perlu memuat turun Borang & Panduan Pendaftaran Penamatan Pembekal di url https://evendor.anm.gov.my.

    - Pembekal/perunding/individu  perlu melengkapkan borang tersebut beserta lampiran dokumen (salinan Kad Pengenalan wakil syarikat/salinan Pasport,
      salinan Sijil Pendaftaran dan salinan buku akaun bank/penyata bank) kepada Pejabat Perakaunan (AO) / Pusat Tanggungjawab (PTJ).

6.  Saya adalah pembekal yang pernah mendaftar di eSPKB. Perlukah saya mendaftar semula di eVENDOR ?
 
    - Jika anda adalah pembekal skop KERJA, anda perlu mendaftar semula di Sistem eVENDOR. Jika anda adalah pembekal SKOP BEKALAN & PERKHIDMATAN, anda
      perlu mendaftar di ePEROLEHAN (sekiranya perlu).

UNIT NAZIRAN

1.  Mengapa naziran Pengurusan Gaji dilaksanakan?

      -  Naziran Gaji diwujudkan di semua Pejabat Perakaunan selaras dengan kewajipan Akauntan Negara di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 138 mengenai pengawasan
         yang sesuai diadakan untuk mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian di Jabatan.
 
2.  Apakah skop Naziran Pengurusan Gaji?

     -  Skop Program Naziran ini hanya merangkumi isu Gaji sahaja. Skop ini tidak terhad dan boleh ditambah mengikut keperluan semasa.
 
3.  Apakah jenis dokumen kewangan yang disemak semasa naziran dijalankan?
 
      1. Carta Organisasi
 
      2. Penurunan Kuasa AP11 oleh Pegawai Pengawal
 
      3. Borang JANM/AUTH-01
 
      4. Master Listing
 
      5. Borang Perubahan Gaji (SG 20) – Bg no. gaji yang disenaraikan
 
      6. Buku Rekod Perkhidmatan – Bg no. Gaji yang disenaraikan
 
 
3.  Bilakah laporan Naziran akan diterima oleh PTJ setelah naziran dilaksanakan?
 
     -  Laporan naziran akan diterima oleh PTJ dalam tempoh 14 hari setelah naziran dilaksanakan.
 
4.  Setelah laporan Naziran diterima oleh PTJ,  berapakah tempoh masa yang diberikan untuk memberikan maklumbalas?

     -  PTJ hanya diberi tempoh 14 hari sahaja untuk menyediakan maklumbalas atas laporan naziran yang diterima. Jika dalam tempoh 14 hari PTJ gagal mengemukakan
        maklumbalas berkenaan, 1 surat PERINGATAN akan dikeluarkan dan perlu dikemukakan dalam tempoh 7 hari. Pengawai Pengawai PTJ akan dimaklumkan sekiranya
        peringatan yang dikeluarkan masih gagal dikemukakan kepada Unit Naziran dalam tempoh yang ditetapkan.
 
5.  Sekiranya laporan Naziran tersebut tidak memerlukan apa-apa maklum balas memandangkan tiada penemuan ke atas naziran pengurusan gaji, adakah PTJ masih perlu
     mengemukakan maklum balas berkenaan?


      - Ya, PTJ masih perlu mengemukakan maklum balas dengan menghantar Ulasan Ketua Jabatan lengkap ditandatangani beserta cap jawatan.
 
 

image