Unit Akaun

UNIT TERIMAAN

Soalan 1

Apa patut dibuat kepada penyata pemungut yang berstatus 6?

Jawapan 1 : 
Kes ini hanya terjadi di setiap penutupan akaun bulanan dimana ‘gateway’ di antara sistem eSPKB dan Webmethod telah ditutup tetapi pengguna eSPKB masih melakukan perakuan 2. PTJ dinasihatkan supaya membatalkan penyata pemungut yang berstatus 6 tersebut dan menggantikan dengan penyata pemungut yang baru.
Soalan 2

Perlukah PTJ-PTJ yang menggunakan sistem eSPKB menghantar penyata pemungut kepejabat perakaunan untuk diproses apabila berlaku sistem‘breakdown’?

Jawapan 2 : 
Tidak perlu. PTJ adalah dinasihatkan membuat penyata pemungut manual dahulu bagi mendepositkan kutipan-kutipan.Apabila sistem kembali pulih, mereka hendaklah memproses penyata pemungut tersebut di dalam sistem eSPKB semula.

Soalan 3
Kenapa penyata pemungut tidak disediakan bagi kutipan-kutipanmelalui EFT?
Jawapan 3:
Kerana e-maklum atau notis pembayaran tidak diterima oleh pihak PTJ. PTJ adalah dinasihatkan supaya sentiasa sentiasa menyemak e-maklum serta apa-apa bil/invois yang tertunggak bagi mengesan terimaan melalui EFT melalui notis-notis yang dikeluarkan oleh pihak pejabat perakaunan supaya penyata pemungut disediakan dengan dengan cepat.

Soalan 4

Kenapakah resit tidak dicetak secara otomatik bagi penyata pemungut yang diproses pada hari semalam?
Jawapan 4:
Proses Posting Resit dijalankan secara otomatik setiap malam pada pukul 9.00 malam, jika peraku 2 dilakukan selepas pukul 9.00 malam resit tidak akan dicetak secara otomatik. Jika resit tidak dicetak secara Pejabat perakaunan perlu melarikan program (Kod transaksi ZRAR001) bagi mencetak resit secara manual.

Soalan 5

Kenapa kutipan-kutipan melalui EFT kerap tidak dibuat penyata pemungut?
Jawapan 5:
Kerana PTJ tidak menerima notis pembayaran / e-maklum. Pejabat Perakaunan juga menghantar notis kepada AO pembayar bagi mengenal pasti PTJ penerima. Ini disusuli pula dengan notis kepada PTJ penerima supaya membuat penyata pemungut.

Soalan 6

Apa yang perlu dilakukan apabila menerima jurnal cek tak laku?
Jawapan 6:
Cek tak laku berlaku akibat cek yang di bankinkan telah luput atau rosak. Pihak AO akan membuat jurnal untuk melaraskan semula hasil tersebut. Sesalinan jurnal akan dihanta rke PTJ oleh itu pihak PTJ perlu membuat pelarasan rekod di eSPKB atau eTerimaan.

UNIT DANA

Soalan 1

Apakah yang perlu dilakukan oleh PTJ apabila pembayaran di tolak oleh bank?
Jawapan 1:
PTJ hendaklah mengisi borang penggantian EFT/Cek dan perlu dihantar ke Pejabat Perakaunan bersama sesalinan penyata bank, Baucar Bayaran dan maklumat penerima yang telah diakaui sah. Borang APCT boleh diperolehi dari Arkib Buletin eSPKB tahun 2009 bulan Ogos.

Soalan 2

Kenapa Baucar Bayaran telah berstatus 8 di PTJ tetapi pembayaran di tolak oleh bank?
Jawapan 2:
Penolakan bayaran berlaku di sistem bank bukan di sistem GFMAS atau eSPKB.

Soalan 3

Bagaimanakah untuk mengetahui status pembayaran sama ada diterima oleh penerima bayaran atau ditolak oleh bank?
Jawapan 3:
Kebiasaannya sekiranya terdapat EFT/ Cek batal pihak JANM Negeri Selangor akan mengeluarkan surat makluman kepada PTJ dan sekiranya PTJ tidak menerima sebarang surat makluman daripada pihak JANM Negeri Selangor, PTJ perlu menghubungi Unit Dana di JANM Negeri Selangor seperti yang tertera di portal JANM Negeri Selangor.

UNIT SELANGGARA AKAUN

Soalan 1

Mengapakah baki peruntukan di PTJ tidak sama dengan baki di AO?
Jawapan 1:
Kes ini terjadi kerana baki di AO di update secara automatik apabila transaksi seperti pembayaran pukal,pembayaran baucar manual,pembayaran baucar jurnal manual dan lain-lain transaksi yang di buat oleh AO.

Soalan 2

Bagaimana untuk memohon e- laporan dan capaian yang telah tamat tempoh?
Jawapan 2:
Ptj perlu melengkapkan borang capaian e -laporan dan di hantar ke pihak AO untuk di beri akses ke e- laporan manakala bagi capaian yang telah tamat tempoh ptj perlu mengisi semula borang e -laporan.Ptj perlu peka dengan tarikh tamat untuk akses e-laporan.

Soalan 3

Bagaimana untuk membuat pp (penyata penyesuaian) untuk e- terimaan, eSPKB dan manual?
Jawapan 3:
Untuk PP e-terimaan ptj boleh terus mencetak TK191-TK199. Ptj eSPKB boleh terus mencetak dari sistem eSPKB iaitu BV500-BV505.Bagi PP manual ptj harus mengisi borang seperti di bawah:

  • sijil pengesahan bak
  • penyata penyesuaian
  • format A1
  • format A2
  • format A3
  • Format adalah sama seperti BV500-BV505

Unit Bayaran

SOALAN-SOALAN LAZIM UNIT BAYARAN
1. Apakah yang dimaksudkan dengan kerja lebih masa?
Kerja lebih masa adalah kerja-kerja rasmi / hakiki seseorang pegawai atau Jabatan yang dijalankan atas arahan Ketua Jabatan di luar waktu bekerja biasa yang telah ditetapkan, atau pada hari rehat mingguan atau pada hari kelepasan am.
 
2. Siapakah yang layak diberi Bayaran Lebih Masa?
Semua pegawai dalam Kumpulan Sokongan layak dibayar Bayaran Lebih Masa kecuali pegawai dalam perkhidmatan Polis Diraja Malaysia, Angkatan Tentera Malaysia, Jabatan Penjara, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Agensi Penguatkuasa Maritim Malaysia.
 
3. Adakah pegawai yang berkelayakan diberi Bayaran Lebih Masa boleh memilih untuk ditukar dengan Cuti Gantian?
Pegawai yang berkelayakan boleh memilih untuk diberi Bayaran Lebih Masa atau Cuti Gantian. Jika pegawai memilih untuk mendapatkan Cuti Gantian, pegawai perlu mempunyai 9 jam kerja lebih masa untuk melayakkan diberi 1 hari Cuti Gantian.
 
4. Adakah pegawai yang menjalankan kerja lebih masa di luar kawasan ibu pejabat boleh menuntut Bayaran Lebih Masa dan Elaun Bertugas Rasmi di Luar Ibu Pejabat?
Pegawai yang diarah menjalankan kerja lebih masa di luar kawasan ibu pejabat adalah layak menuntut Bayaran Lebih Masa dan juga elaun bertugas rasmi seperti Elaun Makan, Bayaran Sewa Hotel dan Elaun Perjalanan Kenderaan tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2003 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2010.
 
5. Adakah pegawai yang menjadi peserta kursus / seminar / bengkel yang diadakan di luar waktu bekerja boleh dibayar Bayaran Lebih Masa?
Pegawai yang menjadi peserta kursus / seminar / bengkel tidak layak dibayar Bayaran Lebih Masa atau Cuti Gantian kecuali pegawai yang menjadi urusetia yang mengendalikan kursus / seminar / bengkel tersebut.
 
6. Apakah kelayakan yang boleh diberi kepada seseorang pegawai yang dirujuk untuk mendapatkan rawatan perubatan di luar stesen pegawai bertugas?
Pegawai yang dirujuk untuk mendapatkan rawatan perubatan di luar stesen pegawai bertugas boleh diberi elaun dan kemudahan yang berkelayakan seolah-olah pegawai sedang menjalankan tugas rasmi seperti Elaun Makan, Bayaran Sewa Hotel dan Tambang Pengangkutan Awam.
 
7. Siapakah yang layak untuk dirujuk bagi mendapatkan kemudahan rawatan di luar stesen?
Pegawai Perkhidmatan Awam dan keluarganya layak untuk dirujuk untuk mendapatkan rawatan perubatan di luar stesen pegawai bertugas. Keluarga pegawai bermaksud, bagi pegawai lelaki, isteri dan anak-anaknya, dan bagi pegawai perempuan, suami dan anak-anaknya. Anak-anak yang berkelayakan ialah anak-anak yang ditanggung sepenuhnya oleh pegawai yang berumur di bawah 18 tahun atau sekiranya masih bersekolah, di bawah umur 21 tahun. Walau bagaimanapun anak-anak yang daif yang disebabkan oleh kelemahan otak atau jasmani, had-had umur ini tidak terpakai. Istilah anak adalah termasuk anak tiri dan anak angkat yang diambil mengikut undang-undang.
 
8. Berapakah tempoh had maksimum elaun dan kemudahan yang boleh diberi kepada pegawai dan keluarganya yang dirujuk untuk mendapat rawatan perubatan di luar stesen?
Kerajaan akan menanggung elaun dan kemudahan yang berkaitan maksimum 5 hari bagi setiap kali pegawai dirujuk mendapatkan rawatan di luar stesennya.
 
9. Sekiranya pegawai dikehendaki menemani keluarganya untuk mendapatkan rawatan luar stesen, adakah pegawai layak memohon sebarang Cuti Tanpa Rekod untuk tujuan tersebut?
Tiada sebarang Cuti Tanpa Rekod diperuntukkan bagi tujuan mendapatkan rawatan luar stesen.
 
10. Adakah pegawai yang diarahkan bertugas lebih masa pada hari-hari kelepasan am/ rehat mingguan/ rehat sabtu boleh dibayar tuntutan perjalanan dari rumah ke pejabat?
Seseorang pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan bagi perjalanan dari rumah ke Pejabat atau sebaliknya pada setiap hari bekerja biasa. Walau bagaimanapun, pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkan secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk datang ke Pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasanya atau pada hari rehat mingguan dan hari kelepasan am. Perkara ini tertakluk di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2010.
 
11. Adakah pegawai yang menghadiri temuduga untuk ke jawatan lain boleh dibayar tuntutan seperti bertugas rasmi?
Hanya pegawai yang menghadiri temuduga kenaikan pangkat atau kenaikan pangkat secara lantikan (KPSL) sahaja layak dibayar tuntutan tersebut.
 
12. Adakah seorang Pemandu yang menggunakan kenderaan sendiri untuk mengambil kenderaan di rumah Pegawai Atasan/ penyelia dan seterusnya memulakan tugasnya dari situ boleh dibayar tuntutan perjalanan?
Tuntutan perjalanan dari rumah ke pejabat atau ke tempat pegawai biasa melapor diri untuk bertugas tidak boleh dibayar kepada pegawai.
 
13. Adakah pegawai yang berkhidmat di luar negeri layak menuntut elaun-elaun seperti bertugas rasmi untuk menghadiri peperiksaan PTK?
P.A. 39, Bab B memperuntukkan elaun-elaun seperti menjalankan tugas rasmi kepada pegawai yang dikehendaki atau dibenarkan mengambil Peperiksaan Jabatan (termasuk PTK) di luar kawasan ibu pejabatnya sekiranya peperiksaan tersebut tidak disediakan di negara penempatannya.
 
14. Adakah teratur tindakan Ketua Jabatan yang mengarahkan pegawai yang menggunakan motosikal bagi bertugas rasmi, membayar tuntutan perjalanan pegawai tersebut dengan Elaun Basikal?
Tuntutan perjalanan telah ditetapkan mengikut jenis kenderaan yang digunakan. Sekiranya pegawai menunggang motosikal bagi menjalankan tugas rasminya, maka pegawai boleh menuntut Elaun Perjalanan dengan hitungan kilometer mengikut kelas kenderaannya. Walau bagaimanapun, Ketua Jabatan perlu memastikan tuntutan yang munasabah dibuat bersesuaian dengan tugas yang diarahkan bagi mengawal perbelanjaan di bawah peruntukan ini.

Unit Teknologi Maklumat

Nama Muat Turun 
 Soalan Lazim e-SPKB  adobe pdf
 Konfigurasi Komputer Pelanggan eSPKB Win 98 2000 XP  adobe pdf
 Konfigurasi Komputer Pelanggan eSPKB Win Vista  adobe pdf
 Setup_TroubleshootSystmUNICENTERservice  adobe pdf

Unit Gaji

SOALAN-SOALAN LAZIM UNIT GAJI
 
SOALAN 1
 
Apakah kriteria yang diambil kira dalam pengiraan Potongan Cukai Berjadual (PCB) selepas pembayaran gaji setiap bulan diproses?
Jawapan :
Kriteria yang diambil kira dalam pengiraan Potongan Cukai Berjadual (PCB) adalah kategori status perkahwinan dan jumlah tanggungan sepertimana yang digariskan dalam panduan Akta Hasil yang digazetkan. Sekiranya pegawai ada membuat potongan zakat, pengiraan cukai tersebut akan berkurangan kerana diberi rebat oleh Lembaga Hasil Dalam Negeri. Pengiraan cukai dibuat secara automatik apabila pembayaran gaji dilaksanakan setiap bulan.
 
SOALAN 2

Apakah yang perlu dicatitkan di ruangan perihal untuk bayaran kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) yang dibuat melalui Baucar Bayaran Berasingan?
Jawapan :
Hendaklah mematuhi penggunaan 20 aksara termasuk 9 digit no. majikan, 6 digit bulan dan tahun, jenis bayaran dan kod negeri merujuk kepada surat ANM (SEL) G.01/01 Jld. 5(31) bertarikh 24 April 2012.

Contoh : 123456789022012A0100

  • 123456789
  • merujuk kepada 9 digit no majikan
 
  • 022012
  • merujuk kepada 6 digit bulan dan tahun caruman
  • A
  • Jenis Bayaran (Borang A)
  • 0100
  • Kod Negeri (Selangor)
 
SOALAN 3

Apakah yang perlu dicatitkan di ruangan perihal untuk bayaran kepada Biro Perkhidmatan Angkasa (ANGKASA) yang dibuat melalui Baucar Bayaran Berasingan?
Jawapan :
Hendaklah mematuhi penggunaan No Kad Pengenalan Kakitangan, Nama Penuh Kakitangan dan Bulan Potongan Gaji yang dibuat pada ruangan perihal bayaran di Baucar Bayaran Berasingan (No K/P Kakitangan/Nama Penuh Kakitangan/Bulan-Tahun Potongan) merujuk kepada surat ANM (SEL) G.01/01 Jld. 5(20) bertarikh 22 November 2011.
 
Contoh : 810216085678,Herlyna Binti Hamid,082012
 
810216085678 – merujuk kepada No Kad Pengenalan pegawai
 
Herlyna Binti Hamid – merujuk kepada nama pegawai
 
082012 – merujuk kepada bulan dan tahun potongan
 
SOALAN 4
 
Setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah diwujudkan Pusat Pembayar bagi memudahkan urusan pembayaran gaji dilakukan serta memudahkan data bagi setiap kakitangan di bawah PTJ berkenaan di kunci masuk di dalam pengkalan data. Apakah dokumen yang diperlukan sekiranya PTJ ingin mewujudkan Pusat Pembayar yang dimaksudkan?
Jawapan :
  • Dokumen yang diperlukan adalah:
  • Borang SG10 yang lengkap diisi dan diperakui oleh Ketua Jabatan.
  • Sijil pendaftaran KWSP majikan.
  • Sijil Pendaftaran LHDN majikan.
  • Surat Arahan dan kelulusan.
  • Salinan waran peruntukan.
SOALAN 5
 
Penanggungan Kerja bermaksud pelaksanaan tugas bagi satu jawatan lain oleh seseorang pegawai disamping tugas hakikinya sendiri untuk suatu tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang berkenaan. Berapakah kadar bagi pengiraan Elaun Penanggungan Kerja?
Jawapan :
Kadar Elaun Penanggungan Kerja adalah 25% daripada gaji permulaan jawatan yang ditanggung kerja.
Elaun Penanggungan kerja = Gaji permulaan Jawatan X 25
Yang Ditanggung Kerja 100
Pegawai yang menanggung kerja mestilah tidak meninggalkan tugasnya dalam sesuatu kalendar selama 28 hari iaitu pegawai tersebut tidak boleh memohon cuti rehat dan cuti sakit.
 
SOALAN 6
 
Apakah yang perlu dilakukan sekiranya seseorang pegawai menerima gaji dan elaun yang tidak layak diterima di atas sesuatu sebab seperti tidak hadir bertugas?
Jawapan :
Sekiranya seseorang pegawai telah menerima sebarang lebihan bayaran emolumen, beliau perlu pada kadar segera memulangkan balik lebihan bayaran tersebut kepada Jabatan dalam 2 kaedah iaitu secara tunai sekaligus atau bayaran ansuran melalui pendahuluan diri. Bagi permohonan pendahuluan diri hendaklah melalui Ketua Jabatan dan permohonan tersebut dimajukan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan. Pendahuluan diri adalah merujuk kepada Arahan Perbendaharan 327 (a) dan (b).
 
SOALAN 7
 
Pentadbir Sistem peringkat Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah pegawai yang diberi kuasa untuk mengakses e-Laporan bagi peringkat jabatan/ PTJ. Walaubagaimanapun, capaian tersebut hendaklah sentiasa diperbaharui juga secara ‘online’. Berapa lamakah tempoh masa yang dimaksudkan?
Jawapan :
Sah laku capaian adalah dalam tempoh tiga (3) bulan. Pegawai yang dilantik hendaklah sentiasa memperbaharui tempoh sah capaian setiap 3 bulan sekali.
Pegawai akan diberi peringatan secara “pop-up” sekiranya tempoh sah laku capaian hampir tamat dan pegawai dikehendaki untuk memperbaharui capaian melalui peringatan tersebut apabila mengakses kepada siatem e-penyata dan laporan tersebut.
Sekiranya pegawai gagal berbuat demikian, pegawai tidak dapat mengakses laporan-laporan dan pegawai dikehendaki untuk memohon semula dengan mengemukakan borang yang terdahulu untuk mendapatkan capaian tersebut.
 
SOALAN 8
 
Adakah pegawai yang sedang cuti bersalin layak menerima Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)?
Jawapan :
Tidak Layak. Merujuk kepada perkara 9, Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 1999, seseorang pegawai yang menerima BITK tetapi telah meninggalkan tugasnya selama 28 hari atau lebih secara berturut-turut, bayaran tersebut hendaklah dihentikan dalam tempoh berkenaan. Walaubagaimanapun, pengecualian adalah diberikan bagi pegawai yang meninggalkan tugas bagi tempoh tidak melebihi 92 hari berturut-turut termasuk cuti mingguan dan hari kelepasan am dalam keadaan berikut :
  • Menghadiri kursus yang diarahkan oleh Ketua Jabatan
  • Menjalankan tugas rasmi atas arahan Ketua Jabatan
  • Bercuti sakit yang disokong oleh Siji Sakit mengikut Perintah Am Bab C
Dalam hal yang dibangkitkan, BITK hendaklah dihentikan kerana Cuti Bersalin bukan dianggap sebagai cuti sakit tetapi Cuti Pemulihan.

image