Kementerian/jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut:
Semak rekod lama yang ada di dalam Jabatan.
Asingkan rekod mengikut jenis, kewangan dan bukan kewangan.
Asingkan rekod kewangan mengikut tahun akhir penyelesaian segala urusan.
Semak tempoh simpanan seperti yang telah ditetapkan di Lampiran M - Jadual Tempoh Simpanan Rekod Kewangan Kerajaan, Arahan Perbendaharaan 150 dan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan (jika ada).
Menyediakan senarai rekod kewangan yang hendak dimusnahkan.
Hantar permohonan ke Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara untuk kebenaran/sokongan.
Dapatkan sokongan lain daripada Badan Pencegah Rasuah (BPR) dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu).
Terima surat kebenaran/sokongan daripada agensi/jabatan di atas.
Kemukakan dokumen berikut untuk kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) :
a) Surat Permohonan
b) Senarai dokumen kewangan yang hendak dimusnahkan
c) Surat Kebenaran/sokongan daripada Arkib Negara Malaysia (wajib)
d) Surat Kebenaran/sokongan daripada Jabatan Audit Negara (wajib)
e) Surat Kebenaran/sokongan BPR dan Audit Dalam Kementerian (jika ada)
Terima surat kelulusan daripada JANM.
Berdasarkan Piagam Pelanggan Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD), kelulusan mesti diberikan dalam masa 10 hari dari tarikh permohonan pemusnahan diterima.
Lakukan pemusnahan (samada jual/bakar/perincih/tanam) seperti yang telah ditetapkan melalui surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jd.4(47) bertarikh 3 November 1993.
Kembalikan Sijil Pengesahan Pemusnahan Rekod Kewangan ke JANM (dan Arkib Negara Malaysia jika ada) dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan.
Permohonan bagi memusnahkan rekod kewangan hendaklah dialamatkan kepada :
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Audit Dalam
Tingkat 5 & 6, Lot 2G8B(2M11)
No. 7, Persiaran Perdana, Presint 2
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62594 WP Putrajaya
Jabatan
Akauntan Negara Malaysia
Kompleks Kementerian Kewangan, No.1, Persiaran Perdana, Precint
2, 62594 PUTRAJAYA.
Tel : 603-8882 1000 Fax : 603-8889 5821
